RPA (Robotic Process Automation) é uma tecnologia que usa robôs de software para automatizar tarefas repetitivas e manuais em processos de negócios.
Esses robôs podem imitar ações humanas, como clicar em botões, inserir dados e extrair informações de documentos. Eles podem ser programados para realizar tarefas em vários aplicativos, sistemas e processos.
Melhor ainda, todas essas atividades são executadas sem a necessidade de intervenção humana. Isso ajuda a melhorar a eficiência, a produtividade e a precisão dos processos, reduzindo o tempo e o custo de realização de tarefas.
A RPA é amplamente utilizada em setores como finanças, saúde, varejo, manufatura e serviços, onde a automação robótica pode trazer grandes benefícios.
Saiba como a tecnologia RPA pode otimizar o dia a dia da área financeira
A RPA (Robotic Process Automation) pode otimizar o dia a dia da área financeira automatizando tarefas manuais e repetitivas, como entrada de dados, reconciliação de contas e gerenciamento de faturas, entre muitas outras.
Com essa ferramenta, aumentam tanto a precisão como a eficiência dos seus processos automatizados. Além disso, o negócio reduz erros e tempo gasto e você ainda tem valiosos insights para análises financeiras e tomada de decisões.
Para dar mais embasamento ao que comentamos até agora, vale a pena conferir algumas estatísticas do uso de bots de RPA em finanças:
- cada bot pode fazer o trabalho de até 30 colaboradores do departamento financeiro;
- os bots de automação custam aproximadamente um terço do que você pagaria a colaboradores externos e um quinto do custo dos internos;
- 92% dos CEOs aceleraram sua digitalização e automatização de processos no ano passado.
E se, até agora, você ainda não se convenceu sobre o uso de RPA em finanças, sugerimos que acompanhe a próxima parte deste conteúdo para ver, na prática, como você e seu negócio podem render muito mais daqui por diante.
Veja agora os 10 melhores casos de uso com RPA
#01 Contas a Receber
Os processos de contas a receber que encontramos nos departamentos financeiros costumam envolver várias tarefas manuais – e a maioria está sujeita a erro humano, horas desperdiçadas e uma provável frustração do cliente.
Entretanto, com o uso de RPA aplicada nos processos da área de contas a receber, esses procedimentos podem ser totalmente automatizados de ponta a ponta. O resultado são várias horas economizadas nas equipes de contabilidade e finanças.
A métrica mais representativa aqui é a DSO (Days Sales Outstanding), e ela ainda depende muito do fator humano em muitas organizações. Para evitar erros, os nossos bots de RPA colaboram com extração de informações e entradas automáticas de dados nos sistemas, entre outras funções.
A RPA pode ser empregada em tarefas como:
- Gestão de risco de crédito
- Seguimento de processos, envio de recordatórios e cobranças
- Procedimentos de estorno
- Cotações de vendas
#02 Contas a pagar
Atrasos nos pagamentos são mais do que comuns, e isso costuma acontecer por causa dos atrasos no processamento das faturas que seus fornecedores enviam.
Como muitas precisam ser checadas antes de liberar o pagamento, um processo que deveria ser rápido, pode se tornar muito demorado. Esse processo pode ser facilitado pelo uso de bots de RPA.
Isso é feito com um recurso chamado reconhecimento ótico de caracteres, e funciona inclusive com documentos físicos, de papel. E os bots têm capacidade, inclusive, de comparar os pedidos de compras com as faturas recebidas e identificar eventuais desvios entre ambos os documentos.
Mais funções dos bots de RPA em accounts payable:
- Checagem e set-up de fornecedores
- Processamento de faturas
- Reconciliação de pagamentos
- Conformidade auditada automaticamente
- Respostas de perguntas dos fornecedores
#03 Automação de Relatórios
Uma das melhores formas de acompanhar a performance de seu departamento financeiro é monitorar entradas, saídas, lucros e perdas, todos os dias.
Mas, especificamente quando pensamos no update de informes diários, a sua atualização, quando feita de forma manual, demora muitíssimo. Imagine remover o fator humano dessa tarefa e ter relatórios automatizados em tempo real.
Com a RPA, seus processos financeiros serão muito mais precisos e transparentes. Entre algumas atividades que podem ser executadas pelos nossos robôs de automação, você encontra:
- Balancetes
- Relatórios de Perdas & Lucros
- Fechamento financeiro
- Informes de gerenciamento e regulamentação
#04 Reconciliações entre empresas
Na hora de conciliar empresas, a RPA é especialmente útil em finanças e contabilidade.
A reconciliação de contas é fundamental para entregar um balanço financeiro preciso. De fato, isso é fonte de problemas devido à entrada manual de dados, extração e verificação cruzada.
Em casos extremos, a identificação de transações ou saldos não registrados e a correção de erros de faturamento podem paralisar todo o departamento.
Com um bot de RPA, seu negócio pode otimizar esse processo, adquirindo e verificando dados transacionais de qualquer fonte, aprovando automaticamente todos os registros correspondentes e notificando sobre discrepâncias.
A implementação da RPA permite automatizar e racionalizar as seguintes tarefas e operações:
- Criar lançamentos de diário
- Extrair ou recuperar dados de arquivos
- Buscar declarações relacionadas em sistemas ERP
- Procurar faturas ausentes e enviar e-mails aos clientes
- Relatar discrepâncias
#05 Gerenciamento de Estoques
Estoque e controle são praticamente sinônimos. Caso o seu negócio não tenha informações precisas sobre o que vocês podem entregar em um determinado momento, fica difícil manter a regularidade das entregas.
Imagine ter bots de RPA capazes de fazer todo o levantamento de produtos em estoque e, ainda por cima, identificar itens que estão parados há muito tempo ou checar o que está em falta.
E tem mais itens na lista das possibilidades dos bots de RPA em finanças e estoque:
- Gestão de inventário
- Avisos de níveis de estoque baixos
- Solicitação de produtos disparadas quando algo esteja finalizando
- Previsões de melhores níveis de quantidade de produtos
- Atualização automática em seu ERP ou WMS
#06 Gastos com despesas de viagens de trabalho
Viagens de negócios fazem parte de qualquer realidade corporativa. Só que controlar todos os gastos relacionados a esse tipo de evento pode virar uma tarefa bastante complicada.
Libere seus funcionários da gestão detalhada de cada gasto que eles tenham em suas viagens. Os bots de RPA têm a capacidade de extrair e identificar informações de recibos, conferir se eles podem ser considerados despesas comerciais e incluir tudo no informe de gastos da viagem.
Outras tarefas que podem ser automatizadas:
- Inserção de registros de despesas e verificação em conformidade com as políticas e regulamentos da empresa
- Consolidação de dados em relatórios de despesas
- Geração de cheques de pagamento e gestão de benefícios e reembolsos
- Alerta em caso de violações de políticas ou discrepâncias de dados
#07 Folha de pagamentos
Fechar a folha de pagamentos é sempre uma tarefa árdua e cheia de detalhes que não podem passar despercebidos.
Horas extras, faltas, benefícios, tudo isso gera dados que precisam ser incluídos no fechamento da folha e tudo isso ainda tem que ser validado e passar pelo cálculo de deduções.
Fazer isso à mão é abrir uma porta para o erro e uma janela para o atraso. Com bots de RPA, você automatiza todas as extrações de informações que são relevantes para o fechamento da folha. E pode fazer mais ainda:
- Extração de dados dos funcionários
- Verificação de informações sobre presença (dias de doença, viagens de negócios, etc.)
- Geração e aprovação de timesheets
#08 Taxas sem erros
Praticamente todas as empresas que usam softwares de conformidade fiscal contam com a parte do pagamento de taxas, o que facilita a vida das equipes financeiras.
Mesmo assim, é comum encontrar casos onde os funcionários ainda precisam fazer cálculos provisórios. O resultado é mais tempo humano dedicado às funções que poderiam ser automatizadas.
Neste sentido, os robôs de RPA podem ajudar com:
- Prospecção de informações sobre obrigações tributárias
- Criação da base de tributos
- Relatórios automatizados
- Livros de trabalho atualizados automaticamente
- Relatórios sem intervenção humana enviados às autoridades
#09 Tesouraria
Aqui, podemos usar a mesma lógica do que comentamos no tópico sobre taxas: por mais que seu negócio conte com os mais avançados sistemas, é muito comum que o começo dos processos seja todo feito de forma manual.
Uma vez mais, os bots de RPA podem ser aproveitados na hora de extrair informações e padronizar os dados para que o sistema que você usa seja capaz de processar qualquer entrada sem erros.
Ou seja, um bot de RPA, na Tesouraria, pode:
- Extrair e padronizar informações
- Fazer o update dos sistemas
- Mandar relatórios de forma automática
- Atualizar o Razão Geral sem intervenção humana
#10 Previsão das Finanças
Na hora de estruturar o planejamento e revisão do seu departamento financeiro, a automação RPA é especialmente colaborativa quando é capaz de, entre outras coisas, fazer o update de saldos e criar informes de variações.
Ao alimentar o sistema, seu negócio conta com informações históricas que servem de combustível para que sejam feitas previsões que ajudam a ter um financeiro em ordem.
E, principalmente quando pensamos na área fiscal, podemos encontrar inúmeros processos que continuam sendo realizados por humanos. Até porque, também é comum que sistemas financeiros e administrativos nem sempre sejam os mesmos.
A coleta e reconciliação de informações via bots de RPA vai mudar totalmente a forma como suas finanças são pensadas no futuro.
Sabe o que é melhor? Tudo isso está totalmente acessível à sua empresa. Também quer ser um caso de sucesso com o uso de RPA para finanças e contabilidade? Vamos conversar!